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Unsere bewährte CHANGE-Software für Wechselstuben
B E N U T Z E R H A N D B U C H
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H A U P T M E N U EChange......................................... 1Kassenabschluss................................ 2Transfers...................................... 3Information.................................... 4Gesamtabschluss................................ 5System-Unterhalt............................... 6 |
Für den Aufruf des gewünschten Arbeitsbereich genügt das Eingeben der entsprechenden Zahl (ohne RETURN oder +). Darauf erscheint wiederum ein Auswahlmenu, in welchem wiederum Module angewählt werden können.
II.2. CHANGE
C H A N G E
Change Schalter................................ 1
Change Bank.................................... 2
In diesem Untermenu sind jene Tätigkeiten zusammengefasst, welche bei der Arbeit am Schalter notwendig sind.
II.2.1 Change Schalter
Der Eingabe- und Anzeigeteil des Bildschirms ist bei ‘Change Schalter’ wie folgt eingeteilt:
- Anzeigeteil mit den bereits eingegebenen Transaktionen.
- Eingabezeile zur Eingabe einer einzelnen Transaktion.
Pro Geschäft wird ein Paket von Transaktionen eingegeben und anschliessend abgeschlossen; mit der nächsten Transaktion beginnt automatisch ein neues Geschäft.
- Ein Geschäft besteht aus der Eingabe von einer oder mehreren Transaktionen. Eine Transaktion ist entweder ein Ankauf oder ein Verkauf einer Währung.
- Die Eingabe einer Transaktion besteht aus folgenden drei Angaben:
a) Transaktionsart
Es wird entweder ‘F1’ (Ankauf) oder ‘F2’ (Verkauf) eingegeben. Wurden bereits Transaktionen durchgeführt, wird durch Drücken der Taste ‘F9’ das Druckbild für die Quittung angezeigt. Mit der Taste ‘F10’ wird eine Quittung auf dem Drucker ausgegeben und das Geschäft abgeschlossen. Um das Geschäft ohne Ausgabe einer Quittung abzuschliessen wird anstelle der ‘F10’-Taste die Taste ‘F9’ ein zweites Mal gedrückt. Nach einem beendeten Geschäft oder wenn noch kein Geschäft angefangen wurde, bewirkt ‘ESC’ die Rückkehr zum Untermenu ‘Change’.b) Fremdwährung
Entweder wird eine der Alfa-Tasten gedrückt oder eine dreistellige Zahl eingegeben. Das System prüft, ob die Währung und der dazugehörige Kurs eröffnet worden ist. Wenn nicht, kann mit dieser Währung nicht gearbeitet werden. Ist der Kurs vorhanden, wird automatisch der Kurs für den Detailhandel vorgeschlagen und zur Berechnung des Gegenbetrages verwendet.c) Betrag
Der Kassier gibt entweder den Fremdwährungsbetrag oder den Betrag in Schweizer Franken ein. Durch Drücken von RETURN wird der Gegenbetrag berechnet und angezeigt. Soll die Transaktion wie berechnet übernommen werden, muss die +-Taste betätigt werden. Will der Kassier jedoch Korrekturen vornehmen (z.B. Wahl eines anderen Kurstyps oder Rundung eines der Beträge), so können diese nun erfolgen. Die Transaktion wird erst dann oben angezeigt, wenn sie mit der +-Taste übernommen worden ist.Wird ein anderer Kurstyp benötigt, können durch
‘F3’ der Grosshandelskurs
‘F4’ der Spezialkurs
‘F5’ der Detailhandelskurs
‘F6’ der Münzkurs
‘F7’ der Manuell-Kurs
angewählt werden.
Bei ‘F7’ Manuell-Kurs muss der Kassier den Kurs selbst eingeben. Der Gegenbetrag wird automatisch neu berechnet. Der Grosshandelskurs ist nur für Beträge zulässig, die die Grosshandelslimite erreichen oder überschreiten.
Der Schweizer Franken kann als Fremdwährung verwendet werden um bei Mehrfachgeschäften einen zusätzlichen Ein bzw. Ausgang in CHF in einer gewünschten Höhe zu erzielen.
Beispiel:
Ein Kunde bringt mehrere Fremdwährungen, verlangt dafür CHF 30.— und den Rest in einer weiteren Fremdwährung. Zuerst werden die entsprechenden Ankauf-Transaktionen, dann der Verkauf von CHF 30.— eingegeben. In der Saldo-Kolonne ist das momentane Guthaben des Kunden in CHF angezeigt (die CHF 30.— sind hier schon berücksichtigt). Als letzte Transaktion folgt nun ein Verkauf der gewünschten Fremdwährung in Höhe des CHF-Saldos. Wird das Geschäft nun abgeschlossen, resultiert ein Saldo von CHF 0.— und der Kunde erhält die CHF 30.— ausbezahlt.- Die zuletzt angezeigte Transaktion kann mit der ‘F8’-Taste storniert werden. Vorher erfolgte Transaktionen können mit ESC, Zeile für Zeile annulliert werden.
- Durch Betätigen der ‘F9’-Taste wird das Geschäft abgeschlossen. Für die Quittung erscheinen zwei Zeilen aus dem Konstantensatz. Diese können vom Kassier überschrieben werden. Bei den nachfolgenden Geschäften erscheint der jeweils zuletzt eingegebene Text. Zum Ausdrucken der Quittung wird die ‘F10’-Taste betätigt. Für den Abschluss eines Geschäftes ohne Quittung wird die ‘F9’-Taste ein zweites Mal gedrückt.
II.2.2 Change Bank
Das Modul ‘Change Bank’ funktioniert im Prinzip genau wie das Modul ‘Change Schalter’. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Geschäfte aus der Sicht der jeweiligen Bank abgewickelt werden. D.h. als Kurs wird Default der Spezialkurs angenommen, es ist jedoch möglich diesen mit dem Manuellkurs zu übersteuern. Bei Ankauf-Geschäften wird der Verkaufkurs und bei Verkauf-Geschäften der Ankaufkurs eingesetzt.
II.3. KASSENABSCHLUSS
Das Anwählen des Kassenabschlusses wird auf dem Hauptmenu getätigt.
KASSENABSCHLUSS
Sortenaufnahme................................. 1
Korrekturbuchungen............................. 2
Abschluss durchführen.......................... 3
II.3.1 Sortenaufnahme
Bei der Sortenaufnahme vergleicht der Kassier den physischen Bestand seiner Kasse mit demjenigen, welcher er durch seine Schalter-Transaktionen im Speicher des Systems produziert hat.
Der Kassier gibt die von ihm gezählten Wahrungsbestände ein. Dazu wird zuerst eine Währung angewählt und dann der entsprechende Betrag eingegeben. Auf der ersten Seite der Anzeige befinden sich die auf die Alpha-Tasten programmierten Währungen, auf den folgenden Seiten die numerischen Währungen. Mit den Tasten ‘Pg Dn’ bzw. ‘Pg Up’ kann in der Anzeige geblättert werden. Ist die Eingabe aller in der Kasse vorhandenen Währungen beendet, müssen mit der ‘F9’-Taste die Werte dem System übermittelt werden.
Bestehen keine Differenzen zwischen eingegebenem und gebuchtem Bestand, so bewirkt das Betätigen der ‘F9’-Taste die Rückkehr zum Menu ‘Kassenabschluss’, auf welchem nun direkt ‘Abschluss durchführen’ angewählt werden kann. Andernfalls werden die Differenzen auf dem Bildschirm hell angezeigt. Solange bei den Fremdwährungen Differenzen bestehen, kann der Kassenabschluss nicht durchgeführt werden. Bei den Schweizer Franken können Differenzen bestehen bleiben.
Wird die Sortenaufnahme mit ‘ESC’ verlassen, so gilt sie in jedem Fall als nicht definitiv abgeschlossen.
Will der Kassier den Buchbestand ändern, kehrt er auf das Menu ‘Kassenabschluss’ zurück und wählt dort das Modul ‘Korrekturbuchungen’.
II.3.2 Korrekturbuchungen
Zum Beheben eventueller Kassendifferenzen wählt der Kassier das Modul ‘Korrekturbuchungen’ an, dabei erhält er unter der Bezeichnung ‘Korrektur’ das Modul ‘Change Schalter’. Hier sind die bereits beschriebenen Operationen auszuführen. Mit der ‘ESC’-Taste kehrt der Kassier anschliessend zum Menu ‘Kassenabschluss’ zurück.
Die bei der Sortenaufnahme eingegebenen Werte sind noch vorhanden, jedoch muss die Sortenaufnahme nochmals angewählt werden. Eingaben sind jedoch nicht nötig.
Die Module ‘Korrekturbuchungen’ und ‘Sortenaufnahme’ können beliebig oft angewählt werden.
Bleibt bei den Fremdwährungen kein Differenzbetrag, kann der ‘Kassenabschluss’ durchgeführt werden. Eine eventuelle Differenz bei den Schweizer Franken wird automatisch ausgebucht. Der Betrag dieser Differenz wird nach Abschluss der Sortenaufnahme am Bildschirm angezeigt.
II.3.3 Abschluss durchführen
Um den Abschluss durchzuführen, genügt das Anwählen des Moduls ‘Abschluss durchführen’ im Menu ‘Kassenabschluss’ und das anschliessende Bestätigen. Während die Listen ausgedruckt werden, erscheint auf dem Bildschirm die Frage nach der Wiederholung des Ausdrucks. Sie darf erst nach der korrekten Beendigung des laufenden Ausdrucks beantwortet werden. Die Listen können beliebig oft ausgedruckt werden.
II.4. TRANSFERS
Im Modul ‘Transfers’ können folgende zwei Arten von Transaktionen durchgeführt werden:
1. Verschiebung von Währungen zwischen verschiedenen Kassen.
Die Eingabe besteht aus der einmaligen Angabe der Nummer der Kasse, von der Geld übernommen wird. Dann werden beliebig oft Währung und Betrag eingegeben. Mit ‘F9’ werden diese Transaktionen abgeschlossen. Die Eingabe des Transfers kann nur von der empfangenden Kasse ausgeführt werden. Führt die abgebende Kasse eine zu transferierende Währung nicht, kann der Transfer nicht ausgeführt werden. Es ist möglich einen grösseren Betrag zu transferieren, als die gebende Kasse besitzt. Dies wird vom System mit einer Warnung angezeigt.2. Bestandesänderung (Erhöhung oder Verminderung)
Es wird keine Kassen-Nummer eingegeben, sondern nur mit der RETURN-Taste quittiert. Dadurch wird die Frage nach ‘p’ (plus) für die Erhöhung bzw. ‘m’ (minus) für die Verminderung des Bestandes, am Bildschirm erscheinen. Nach der Beantwortung können die Währungen und die dazugehörenden Beträge eingegeben und die Transaktion mit ‘F9’ abgeschlossen werden.
II.5. INFORMATION
INFORMATION
Bestand pro Kasse.............................. 1
Währung........................................ 2
Umsatz pro Kasse............................... 3
Währung........................................ 4
Kassenjournal ausdrucken....................... 5
In diesem Menu kann das Anzeigen der Währungsbestände pro Kasse oder pro Währung sowie das Anzeigen der entsprechenden Umsätze angewählt werden. Bei diesen Anzeigen (ausser Bestand pro Kasse) sind jeweils auf der letzten Seite die Totale ausgewiesen. Mit den Tasten ‘Pg Up’ und ‘Pg Dn’ kann geblättert werden. Die entsprechenden Anzeigen können mit der ‘ESC’-Taste verlassen werden.
Mit der Anwahl des Menupunktes 5 wird das Kassenjournal mit allen Buchungen ausgedruckt. Der Ausdruck kann beliebig oft wiederholt werden.
II.5.1 Bestand pro Kasse
Anzeigen des Bestandes aller Währungen einer bestimmten Kasse.
Bei der Anwahl dieses Moduls wird bereits die eigene Kassennummer für die Bestandesanzeige vorgeschlagen. Je nach Bedarf kann diese aber mit einer anderen Kassen-Nummer überschrieben werden. Mit der RETURN-Taste wird die Anzeige ausgelöst. Auf der ersten Seite befinden sich die vorgegebenen ‘Alpha-Währungen’. Sind weitere, numerische Währungen vorhanden, wird dies mit einer Meldung am Bildschirm angezeigt. Mit RETURN oder ‘Pg Dn’ kann weitergeblättert werden. Mit der ‘ESC’-Taste kann die Anzeige verlassen werden.
II.5.2 Bestand pro Währung
Anzeige des Bestandes einer bestimmten Währung in allen Kassen.
Der Kassier wählt die gewünschte Währung. Sind mehr Kassen vorhanden, als auf einer Seite Platz finden, kann mit RETURN oder ‘Pg Dn’ geblättert werden. Eine Totalisierung wird am Ende der letzten Seite angezeigt. Mit der ‘ESC’-Taste kann die Anzeige verlassen werden.
II.5.3 Umsatz pro Kasse
Umsatz einer Kasse seit dem letzten Abschluss für alle Währungen.
Bei der Anwahl dieses Moduls wird bereits die eigene Kassennummer für die Umsatzanzeige vorgeschlagen. Je nach Bedarf kann diese aber mit einer anderen Kassen-Nummer überschrieben werden. Mit der RETURN-Taste wird die Anzeige ausgelöst. Auf der ersten Seite befinden sich die vorgegebenen ‘Alpha-Währungen’. Sind weitere, numerische Währungen vorhanden, wird dies mit einer Meldung am Bildschirm angezeigt. Mit RETURN oder ‘Pg Dn’ kann weitergeblättert werden. Eine Totalisierung wird am Ende der letzten Seite angezeigt. Mit der ‘ESC’-Taste kann die Anzeige verlassen werden.
II.5.4 Umsatz pro Währung
Umsatz einer Währung seit dem letzten Abschluss jeder Kasse.
Der Kassier wählt die gewünschte Währung. Sind mehr Kassen vorhanden, als auf einer Seite Platz finden, kann mit RETURN oder ‘Pg Dn’ geblättert werden. Eine Totalisierung wird am Ende der letzten Seite angezeigt. Mit der ‘ESC’-Taste kann die Anzeige verlassen werden.
II.5.5 Kassajournal ausdrucken
Um den Ausdruck des Kassejournals zu starten, genügt die Anwahl des entsprechenden Moduls. Während des Ausdruckes erscheint am Bildschirm die Meldung dass das Kassejournal verarbeitet wird. Erlischt diese Meldung, erscheint die Frage, ob das Kassejournal gelöscht werden darf. Wird die Frage mit ‘nein’ beantwortet, kann der Ausdruck jederzeit wiederholt werden. Andernfalls wird ab diesem Zeitpunkt mit einem neuen Kassejournal begonnen.
II.6. GESAMTABSCHLUSS
GESAMTABSCHLUSS
Wochenabschluss................................ 1
Jahresabschluss................................ 2
II.6.1 Monatsabschluss
Für die Durchführung des Monatsabschlusses genügt die Auswahl des entsprechenden Moduls und die anschliessende Bestätigung. Für den mehrfachen Ausdruck der Listen beantwortet der Kassier, nach erfolgtem erstem Ausdruck, die Frage nach einer Wiederholung mit ‘ja’.
II.6.2 Jahresabschluss
Für die Durchführung des Jahresabschlusses genügt die Auswahl des entsprechenden Moduls und die anschliessende Bestätigung. Für den mehrfachen Ausdruck der Listen beantwortet der Kassier, nach erfolgtem erstem Ausdruck, die Frage nach einer Wiederholung mit ‘ja’.
II.7. SYSTEM UNTERHALT
SYSTEM UNTERHALT
Unterhalt Kurstabelle.......................... 1
Berechtigungen................................. 2
Konstanten Unterhalt........................... 3
Kursliste ausdrucken........................... 4
II.7.1 Unterhalt Kurstabelle
Nach dem Anwählen des Moduls ‘Unterhalt Kurstabelle’ erscheint die Frage: Anzeigen ab ... . Sie wird entweder mit einer Währung oder mit der RETURN-Taste beantwortet. Es erscheint eine Auflistung der bereits eröffneten Währungen, ab der gewählten Währung oder vom Anfang der Datensätze an. Sind mehr Währungen eröffnet, als auf einer Seite platz haben, kann mit ‘Pg Dn’ bzw. ‘Pg Up’ geblättert werden. Mit den Pfeiltasten wird die Highlight-Anzeige auf die entsprechende Währung gebracht und mit der +-Taste dem System übermittelt. Darauf präsentiert sich die Maske mit allen Angaben zu dieser Währung. Wird mit ‘Ins’ eine neue Währung eröffnet, ist die Maske leer. Eine einmal eröffnete Währung kann nicht gelöscht werden. (Siehe auch Punkt I.4 Handhabung der Unterhalte).
Folgende Bedingungen gelten für die Eingabe einer neuen Währung:
- Währung: Alpha-Tasten (a-z) oder numerische, dreistellige Währungs-Nummer.
- Bezeichnung: Für alle Währungen werden die offiziellen Währungskürzel eingeben.
- Land: Das Herkunftsland der Währung oder eine lange Bezeichnung eintragen (für z.B. DM Deutschland).
- Einheit: Die Währungs-Einheit angeben (z.B. 1 für US$ oder 100 für FF). Es ist nur 1 oder 100 zugelassen.
- Code: vorläufig nicht benützt.
- Kurse: Für alle Kurse gilt: der Verkaufskurs darf nicht kleiner sein als der Ankaufskurs. Die Kurse können auch 0 (Null) sein.
- Grosshandelslimite: Voraussetzung für die Notwendigkeit einer Eingabe ist das Bestehen eines Grosshandelskurses für diese Währung.
II.7.2 Berechtigungen
Nach dem Anwählen des Moduls ‘Berechtigungen’ erscheint die Frage: Anzeigen ab ... . Sie wird entweder mit einer Kassier-Nummer oder mit der RETURN-Taste beantwortet. Es erscheint eine Auflistung der bereits eröffneten Kassierer, ab der gewählten Kassiernummer oder vom Anfang der Datensätze an. Sind mehr Kassierer eröffnet, als auf einer Seite platz haben, kann mit ‘Pg Dn’ bzw. ‘Pg Up’ geblättert werden. Mit den Pfeiltasten wird die Highlight-Anzeige auf die entsprechende Kassier-Nummer gebracht und mit der +-Taste dem System übermittelt. Darauf präsentiert sich die Maske mit allen Angaben zu dieser Kassier-Nummer. Wird mit ‘Ins’ eine neue Kassier-Nummer eröffnet, ist die Maske leer. (Siehe auch Punkt I.4 Handhabung der Unterhalte).
Folgende Eingaben können in der Maske vorgenommen werden:
- Die zweistellige Kassier-Nummer und das vierstellige Passwort. Diese werden zusammen gespeichert und haben nur zusammen Gültigkeit. Das Passwort ist nie auf dem Bildschirm sichtbar.
- Ein bis zu 20 Stellen langer Kassier-Namen.
- Durch die Angabe der Kassen-Nummern werden der betreffenden Kassier-Nummer die Zugriffsrechte zu den entsprechenden Kassen eröffnet.
- Für alle Untermenus können Berechtigungen eröffnet bzw. mutiert werden. Der Systemunterhalt ist als einziges Menu mit allen seinen Modulen aufgeführt, da hier für jedes einzelne Modul eine Berechtigung erforderlich ist. Eine 1 bedeutet die entsprechende Berechtigung ist für den Kassier gegeben, eine 0 sperrt die entsprechende Funktion.
II.7.3 Konstanten Unterhalt
Durch Anwählen des Moduls erscheint die Maske mit allen für den Konstanten-Unterhalt notwendigen Feldern. Mit den Pfeiltasten wird das entsprechende zu verändernde Feld angewählt.
Folgende Eingaben können gemacht werden:
- Die Firmenbezeichnung.
- Die Filialbezeichnung.
- Der Kennbuchstabe der Leitwährung. (Default: z)
- Die Nummer der Hauptkasse.
- Der WUSt Prozentsatz für Detailhandel (Default: 6.2)
- Der WUSt Prozentsatz für Grosshandel (Default: 9.3)
- Anzahl Zeilen für Druckhöhe (Default:64)
- Anzahl Zeichen für Druckbreite (Default:80)
- Zwei Zeilen für den Spruch der am Fusse jeder Quittung ausgegeben werden soll.Die Leitwährung (Landeswährung) sowie die Hauptkasse können nur einmal gewählt und später nicht mehr verändert werden.
II.7:4 Kursliste Ausdrucken
Um den Ausdruck der Kursliste zu starten, genügt die Anwahl des entsprechenden Moduls und die Angaben von welcher bis zu welcher Währung ausgedruckt werden soll. Null oder keine Angaben bewirken den Ausdruck der kompletten Kursliste. Während des Ausdruckes erscheint am Bildschirm die Meldung dass die Kursliste gedruckt wird. Der Ausdruck kann jederzeit wiederholt werden.